家族葬を会社へどう伝える？勤務先への訃報・参列辞退・香典供花の案内
家族が亡くなり家族葬を行うことになったとき、「会社にはどこまで伝えるのか」「上司だけでよいのか」「同僚には葬儀の日程を知らせるのか」「会社からの香典や供花を辞退したい場合はどう伝えるのか」と迷うことがあります。勤務先への連絡は、休暇の手続きと、葬儀への参列・香典・供花の案内を分けて考えると整理しやすくなります。
勤務先への連絡は3つに分けると整理しやすい
いつ休むのか、連絡が取れる時間などを直属の上司や担当部署へ伝えます。
会社関係者に参列していただくか、近親者のみで行うかを明確にします。
受ける・辞退するを決め、弔電の扱いも必要に応じて伝えます。
家族葬という言葉だけでなく、「参列は近親者のみ」「香典・供花は辞退」など、ご家族の希望を具体的に伝えます。
最初に誰へ連絡する？
まず直属の上司や勤務先の決められた連絡先へ
家族が亡くなったら、まず勤務先のルールに従って上司・総務・人事などへ連絡します。勤務先によって連絡方法や必要な手続きは異なるため、休暇制度や必要書類の有無も合わせて確認します。
上司や担当部署から必要な範囲へ共有してもらえる場合があります。自分で同僚全員へ詳細を送る必要があるかは勤務先の運用を確認します。
勤務先へ伝える基本事項
- 誰が亡くなったか（本人との関係）
- 家族葬で行うこと
- 休む予定の日
- 葬儀日程が決まっているか
- 会社関係者の参列をお願いするか
- 香典・供花を受けるか辞退するか
- 弔電を受ける場合の届け先
- 緊急時の連絡方法
葬儀日程がまだ決まっていない場合
亡くなった直後は、火葬場・式場・宗教者・親族の予定を確認してから葬儀日程を決めることがあります。最初の連絡では「葬儀日程は未定です」と伝え、決まり次第あらためて連絡する方法で構いません。
「本日、父が逝去いたしました。葬儀は家族葬で行う予定ですが、現時点では日程が決まっていません。本日はお休みをいただき、日程が決まりましたら改めてご連絡いたします。」
家族葬で会社関係者の参列を辞退する場合
「家族葬なので」だけではなく、参列辞退を明確にします
近親者のみで静かに見送りたい場合は、「会社関係者のご参列は辞退いたします」と明確に伝えます。式場名・詳しい時間を伝える必要がない場合は、必要以上に案内しない方法もあります。
「葬儀は近親者のみの家族葬で執り行います。誠に勝手ながら、会社の皆様のご参列につきましては辞退させていただきます。お気遣いをいただきありがとうございます。」
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会社の上司・同僚に参列してほしい場合
故人と会社関係者に面識がある場合など、ご家族が参列をお願いしたいこともあります。その場合は、日程・式場・集合時間・受付の有無・香典方針などを案内します。会社全体ではなく、特定の方だけに参列をお願いする場合は、その範囲も明確にします。
会社からの香典を辞退する場合
参列辞退と香典辞退は別に伝えます
参列は辞退しても香典は受ける、参列も香典も辞退するなど、ご家族の方針はそれぞれです。「家族葬だから香典も不要だろう」と会社側が判断するとは限らないため、辞退する場合は言葉にして伝えます。
「家族の希望により、香典につきましても辞退させていただきます。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。」
供花を辞退する場合
会社名義で供花を出す慣習がある勤務先もあります。供花を辞退する場合は、香典とは別に「供花も辞退」と伝えます。反対に、香典は辞退するが供花は受ける場合は、そのように案内します。
弔電は受け取る？
参列・香典・供花を辞退しても、弔電は受けるというご家族もいます。弔電を受ける場合は、届け先・告別式の日程・宛名を会社側へ伝えます。受け取らない場合は、参列などと同様に辞退の意向を伝えます。
勤務先への休暇連絡と葬儀形式は別に考える
一日葬だから休みが一日、二日葬だから二日と決まっているわけではありません。亡くなった直後の対応、安置、打ち合わせ、納棺などがあるため、実際に必要な休みはご家族の役割によって変わります。忌引・特別休暇・有給休暇などの扱いは勤務先の規定を確認してください。
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会社へ提出する書類が必要な場合
勤務先によっては、休暇手続きのために葬儀日程や故人との関係が分かる書類などを求められる場合があります。何が必要かは会社ごとに異なるため、総務・人事などへ確認します。必要な書類がある場合は、葬儀社にも早めにご相談ください。
会社ごとに必要なものが異なるため、先に「何を提出すればよいか」を聞いてから準備します。
故人の勤務先へ連絡する場合
亡くなった方が現役で勤務していた場合は、故人の勤務先へも連絡が必要になります。まず直属の上司や人事・総務など、分かる連絡先へ訃報を伝えます。葬儀への参列、香典・供花の方針も、家族の希望に合わせて案内します。
故人が退職済みでも親しい会社関係者へ知らせる？
以前の勤務先で長く付き合いがあった方など、故人と親しかった方に知らせたい場合は、ご家族で連絡先を確認します。ただし、家族葬で参列範囲を限定する場合は、「訃報だけ伝える」「葬儀後に知らせる」という方法もあります。
社内で広く訃報を共有してほしくない場合
プライバシーや家族の希望から、社内共有を必要最小限にしたい場合もあります。その場合は、上司や担当部署へ「必要な手続き担当者だけに共有してほしい」など希望を伝えます。社内でどこまで共有できるかは勤務先の運用もあるため、相談して決めます。
会社から香典・供花が届いた場合
辞退を伝えていても、会社の規定などにより弔慰金・香典・供花などの申し出があることがあります。受け取るかどうかを家族代表で確認し、受け取った場合は名義・内容を記録しておきます。後日のお礼や返礼について確認しやすくなります。
会社名義の香典は記録を分けておく
「会社一同」「部署一同」「有志一同」「個人名」など、名義が異なる場合があります。香典や供花を受けた場合は、名義をそのまま記録し、後から誰へお礼を伝えるか分かるようにします。
勤務先への連絡文を家族で共有
配偶者・子どもなど複数の家族がそれぞれ勤務先へ連絡する場合、参列・香典・供花について違う案内をしないようにします。家族代表が方針を決め、各自が自分の勤務先へ同じ内容を伝えると混乱を減らせます。
「母が逝去し、葬儀は近親者のみの家族葬で執り行います。○日から○日まで休暇についてご相談させてください。誠に勝手ながら、ご参列・香典・供花につきましては辞退させていただきます。必要な手続きや提出書類がありましたらご教示ください。」
会社へ連絡する前のチェックリスト
- 葬儀形式が決まっているか確認した
- 休む予定の日を整理した
- 参列をお願いするか辞退するか決めた
- 香典を受ける・辞退する方針を決めた
- 供花を受ける・辞退する方針を決めた
- 弔電を受けるか決めた
- 式場・時間をどこまで伝えるか決めた
- 社内共有をどこまで希望するか決めた
- 勤務先の休暇制度・必要書類を確認した
- 家族全員で同じ案内方針を共有した
家族葬の勤務先連絡で迷ったら「休暇」と「葬儀案内」を分ける
会社にとって必要なのは、勤務への影響と必要な社内手続きです。一方、ご家族が決めるのは、会社関係者の参列・香典・供花・弔電をどうするかです。この2つを分けることで、必要以上に葬儀情報を広げずに連絡できます。
家族葬の参列範囲・香典・供花を先に整理すると会社への連絡も簡単です
勤務先にどこまで伝えるか迷う場合も、ご家族の希望を確認しながら案内内容を整理できます。
よくある質問
家族葬なら会社へ葬儀場所を伝えなくてもよいですか？
参列・弔電・供花などをお願いしない場合は、勤務先の手続きに必要な範囲だけ伝える方法もあります。勤務先の規定も確認してください。
「家族葬です」と伝えれば会社は参列しませんか？
家族葬という言葉だけでは判断が分かれるため、参列を辞退する場合は「会社関係者のご参列は辞退します」と明確に伝える方が分かりやすくなります。
香典は辞退して供花だけ受けてもよいですか？
ご家族の方針で決められます。香典・供花・弔電はそれぞれ分けて案内してください。
会社への連絡は喪主がしますか？
各家族が自分の勤務先へ連絡するのが分かりやすい方法です。葬儀の方針は家族代表がまとめ、参列・香典などの案内を統一します。
勤務先から書類を求められたらどうしますか？
まず必要な書類名を勤務先へ確認してください。葬儀に関する書類が必要な場合は、早めに葬儀社へご相談ください。
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